Planeación
En la planeación para la entrega de materiales y equipamiento en los sitios de votación, se deben considerar cuidadosamente los siguientes aspectos:
- El método de transportación más apropiado - hay una amplia variedad de métodos apropiados para los diferentes ambientes, muchas veces en la misma región con diferentes condiciones climáticas.
- La programación de rutas para la entrega de materiales que hagan un uso eficiente de los recursos destinados a la transportación.
- Una planeación para las entregas de materiales a fin de que estén en los sitios de votación un día antes de la jornada electoral, pero no con mucha anticipación para que no existan riesgos para su integridad y seguridad.
- La eficacia de hacer una sola entrega a cada sitio de votación (esto se facilitará sí se utilizan paquetes electorales estándares para las entregas).
- Un rastreo o registro auditable de todos los materiales enviados y recibidos en los sitios de votación.
- Cualquier necesidad de empaquetamiento y transportación del equipo frágil.
- El desarrollo de planes de contingencia para la transportación en caso de que exista mal clima, accidentes o pérdida de materiales durante el envío.
El plan de repartición debe prepararse tan pronto como se conozca la ubicación de las mesas receptoras de votos. Es vital que se finalice antes de que comience el empaquetamiento de materiales. Los diferentes métodos de transportación, desde la utilización de una lancha hasta de un avión, pueden requerir diferentes tipos de empaquetamiento.
Coordinación con otras áreas
Se debe mantener coordinación con:
- El personal encargado del empaquetado respecto a las fechas límites para concluirlo considerando las diferentes regiones o distritos electorales y sobre cualquier cambio que sea el resultado de la demora en la entrega de los materiales.
- Los funcionarios de las mesas receptoras de votos sobre el día y hora que necesitarán estar en el sitio de votación para recibir los materiales.
- Los altos oficiales electorales sobre los avances en la entrega de materiales a los sitios de votación.
Los materiales no deben dejarse desatendidos en los sitios de votación. Los contratos de los funcionarios encargados de las mesas receptoras de votos deben incluir su responsabilidad para recibir los materiales electorales. (Para información sobre la implementación de las entregas en los sitios de votación, ver Distribución y Recepción de los Materiales de Votación.)
