Consideraciones Básicas
Se deberá asegurar un control de calidad para todos los materiales, de manera que el organismo electoral cuente con cantidades suficientes para cubrir las necesidades de la elección. Es necesario que los organismos de logística electoral desarrollen sistemas efectivos de control de calidad. No obstante, en muchas ocasiones este asunto no recibe la atención necesaria debido a la necesidad de cumplir cuanto antes con las exigencias de la elección. Tanto los objetivos prácticos como los principios del plan de control de calidad deberán ser definidos por los proveedores y por el personal electoral de manera que resulten comprensibles para todos.
Al igual que el suministro de material, el control de calidad de los materiales resulta más efectivo bajo las siguientes circunstancias:
- Cuando el organismo electoral da ciertas especificaciones de diseño a los proveedores;
- Cuando los materiales provienen de proveedores confiables;
- Cuando los métodos de producción de los proveedores están avalados por la International Standards Organisation (ISO) u organizaciones similares;
- Cuando el organismo electoral supervisa constantemente la producción de los materiales.
Es por estas razones que resulta conveniente encontrar proveedores en el mismo país donde se lleve a cabo la elección.
Elementos del plan de control de calidad
Para la producción de materiales impresos y de otros tipos, existen algunos elementos básicos con los que habrá de cumplirse dentro del plan de control de calidad. Entre éstos se encuentran los siguientes:
- Especificaciones oficiales de validación y diseño;
- Materiales de muestra, los cuales habrán de cumplir con las especificaciones de diseño. También deben aprobarse dichas muestras, para lo cual deberán inspeccionarse de manera aleatoria, particularmente cuando se trate de materiales impresos. Con esto se asegura que las muestras sean legibles y que la impresión se haya hecho correctamente;
- Monitoreo de las cantidades y tasas de producción;
- Control sobre la transportación y la seguridad de los materiales;
- Creación de métodos apropiados para el control de modificaciones, especificaciones, aceptación y transporte del producto.
Para conocer algunos ejemplos sobre los procedimientos de control de calidad de los materiales, ver Materials Production Quality Control Manual, Australia y Materials Production Quality Control Worksheets, Australia .
Aprovechamiento de los materiales
Cuando los materiales pueden usarse para elecciones futuras, se necesitará desarrollar planes de aprovechamiento para asegurar su utilización y disponibilidad. Debe asegurarse que existan condiciones de almacenamiento apropiadas (en las que deberá considerarse la seguridad, los efectos del calor, el polvo, la humedad, etc.), así como lugares que puedan servir como almacenes y que no presenten ningún problema para tal efecto. Deben tomarse precauciones adicionales con los materiales hechos de papel.
Se deberán hacer inspecciones frecuentes para asegurar que las medidas de almacenamiento sean las óptimas y para comprobar que éstas cumplan con el plan de control de calidad que se haya diseñado.
