Uso de material de referencia estándar
La elaboración de materiales de referencia para los operativos electorales es necesaria para cumplir con un gran número de funciones, las cuales incluyen:
- Traducción de términos legales y de marcos de regulación a un idioma comprensible para todos.
- Un compendio de procedimientos regulares y prácticas positivas dentro de las actividades del operativo electoral.
- Bases puntuales sobre las cuales el personal de mesa pueda otorgar un servicio a los votantes.
- Bases para la capacitación del personal de mesa.
- Base para el monitoreo con el cual comparar tiempos, calidad y funcionalidad de los operativos.
- Compendio del conocimiento sobre los operativos electorales.
- Archivo transparente de las maneras en las que el organismo electoral otorga servicio al público.
El material de referencia puntual, bien presentado y enfocado a las tareas específicas para todo el personal, tendrá como resultado un mejor servicio al votante. Cuando a todo el personal se le ha entregado un material de tan alta calidad, los funcionarios de mesa podrán confiar en que tienen las guías correctas para todas las actividades, y los votantes tendrán la seguridad de que están siendo tratados de manera equitativa y con procedimientos y prácticas de un alto nivel.
El material de referencia otorgado por el organismo administrativo electoral a otros participantes en las elecciones -por ejemplo, partidos políticos o candidatos y sus representantes, observadores independientes, fuerzas de seguridad, los medios de información- coadyuvará a garantizar que los participantes tengan plena conciencia de sus actividades, derechos y responsabilidades en el proceso electoral.
Manuales
El material de referencia será mejor presentado en forma de manuales (ver Manuales) en lugar de instrucciones improvisadas, las cuales pueden perderse o ser mal entendidas. Sin embargo, a lo largo del periodo electoral, se aconseja que los administradores electorales mantengan comunicación constante con el personal de las mesas para monitorear:
- El progreso de las actividades generales.
- Cualquier cambio en los procedimientos o prácticas previamente establecidos (particularmente cuando hay variaciones locales).
- Actividades agendadas.
Tales comunicaciones en forma de boletines informativos constantes durante el periodo de operativos electorales representan un soporte para el material de referencia ya existente.
Listas de verificación
Los manuales también pueden ser sustituidos por listas de verificación (ver Listas de Verificación). Simplificar los procedimientos y labores en un formato de lista de verificación podrá aumentar la facilidad de entendimiento y otorgar una manera de verificar si se han llevado a cabo y terminado las labores previstas.
Los mensajes en los manuales también pueden ser reforzados con el uso de otros materiales de referencia visuales -tales como videos, carteles, o transparencias- que muestren las labores descritas en los manuales.
Elaboración de los manuales
Al elaborar los manuales para los operativos electorales, se deben tomar en cuenta los siguientes temas fundamentales:
La flexibilidad del formato. La duración y el público que tendrá acceso al manual deben ser tomados en cuenta. Si se necesita refrendar algo en la información del manual, un formato de carpeta será lo preferible. La organización de la temática tratada en el manual o serie de manuales deberá poderse dividir en secciones apropiadas para el personal que se dedica a labores concretas.
La verificación de las descripciones y el grado de facilidad para su comprensión, el grado de actualidad, y facilidad para poner en práctica los procedimientos descritos. La revisión de expertos de los materiales incluidos en el manual será siempre necesaria. Lo más importante es que los manuales sean para el uso del personal de campo, y por lo tanto, es mejor que sean presentados de manera tal que resulten apropiados para su uso práctico en cualquier situación. Lo ideal sería que el personal de campo, los administradores locales y sus asistentes, los presidentes de mesa, los funcionarios que llevan a cabo el conteo de votos, así como los representantes de los electores estuvieran involucrados en el desarrollo de los manuales de operativos electorales. Por lo menos, debe haber una revisión del contenido de los manuales por dicho personal y los clientes antes de su publicación.
Se debe utilizar un lenguaje sencillo, al igual que imágenes pictóricas o diagramas y ejemplos apropiados, siempre que sea posible.
Debe haber una compilación y distribución puntual para darle tiempo al personal de familiarizarse con el contenido antes de tener que ponerlo en práctica.
Deben existir mecanismos de control para garantizar que los cambios al manual sean preparados, recibidos, e incluidos por todo el personal involucrado.
