Ajuste de la disponibilidad de fondos a intervalos críticos de tiempo
Para asegurar una efectiva preparación de la logística electoral, es indispensable no sólo procurar que se reciba un nivel adecuado de recursos financieros, sino también que la disponibilidad de fondos resulte compatible con los intervalos críticos del calendario de preparación de la elección. Habrá que considerar dos aspectos principales:
1. El sistema de desarrollo presupuestal del organismo electoral para la logística debe organizarse de acuerdo con un calendario que permita una oportuna identificación de los requisitos de financiamiento (ver Desarrollo Interno de Presupuestos).
Cuanto más compleja sea la estructura administrativa del organismo electoral y cuanto mayor sea la cantidad de agencias relacionadas con la provisión de servicios de logística electoral, más tiempo se necesitará para hacer las estimaciones correspondientes. Esto debe considerarse al momento de planear los calendarios presupuestales internos.
2. Cuando las legislaturas aprueban y revisan los presupuestos estatales a intervalos fijos y muy separados entre sí y las elecciones no se llevan a cabo en períodos o fechas predeterminadas, se necesitará tomar precauciones a fin de examinar y aprobar, en lapsos muy reducidos, los fondos asignados para la logística electoral (ver Presentación y Justificación de Requerimientos ante el Legislativo). Los métodos variarán de acuerdo con las estrategias estatales de administración del presupuesto. De preferencia, el presupuesto aprobado para la logística electoral deberá conocerse ya cuando se haga el anuncio formal de la fecha de una elección.
Aprobación de fondos de emergencia
Del mismo modo, se necesita contar con mecanismos para la aprobación de fondos de emergencia para la logística electoral -- debido a circunstancias imprevistas (las cuales son con frecuencia resultado de cambios en la legislación en fechas cercanas a la jornada electoral), o a sobre gastos previos a la elección--, y permitir así una liberación oportuna de fondos adicionales.
Aunque es responsabilidad de los organizadores electorales limitarse a los fondos preestablecidos, en contextos cambiantes puede ser difícil realizar un cálculo exacto de los requerimientos. Es más probable que la incapacidad para brindar certidumbre a un eventual suministro de fondos de emergencia para organizar una elección tenga efectos negativos sobre la legislatura, por posibles dudas en cuanto a la legitimidad de la elección, que sobre los administradores electorales.
Adquisiciones anticipadas
La adquisición de muchos componentes vitales para asegurar el éxito de la logística electoral -tales como la compra o desarrollo de equipo y servicios de computo- puede llevarse a cabo con mucha anticipación al periodo electoral. Particularmente debe contarse con suficiente tiempo para llevar a cabo procesos de licitación o de adjudicación de contratos de manera que se puedan hacer adquisiciones bajo parámetros de costo-efectividad.
Cuando se cuenta con organismos electorales permanentes, los costos del trabajo por adelantado pueden ajustarse a sus presupuestos operativos normales. Cuando la organización electoral esté a cargo de organismos temporales, es indispensable que se aprueben fondos de inmediato para la preparación de las elecciones, incluso antes de formule y apruebe un presupuesto detallado.
Organismos internacionales
El papel de los organismos internacionales o gobiernos extranjeros en cuanto a la provisión de asistencia financiera para la elección también necesita tomar en cuenta el momento en que resulte más apropiada la liberación de fondos. Esto puede tornarse un problema grave, ya que los organismos internacionales suelen regirse por sus propios calendarios para la aprobación de fondos, los cuales podrían no estar sincronizados con los calendarios de financiamiento en el país donde se llevará a cabo la elección.
La liberación tardía de fondos provenientes de la asistencia internacional podría causar daños a la logística electoral, en particular cuando esté destinada a la instalación de sistemas complejos en un marco temporal restringido --por ejemplo, cuando los fondos se utilizan para un sistema automatizado de conteo a pocos días de la jornada electoral. Deberán considerarse con mucha atención los propósitos para los cuales habrán de utilizarse los fondos que se obtienen cuando el periodo electoral ya está muy avanzado.
