Simplificación mediante listas de verificación
Los planes de trabajo detallados de la logística electoral pueden convertirse en documentos imposibles de manejar cotidianamente por el personal. Los calendarios y cronogramas, así como resúmenes de las fechas y de los aspectos clave del plan de trabajo, generalmente no constituyen el formato más efectivo para monitorear y tener presentes las tareas pendientes. El uso de listas de verificación constituye un paso intermedio entre estos dos documentos esenciales de planeación y monitoreo.
Contenidos de una lista de verificación
Las listas de verificación pueden desarrollarse en diferentes niveles y adecuarse a:
- Las responsabilidades individuales de los miembros del personal.
- Las actividades en localidades específicas.
- El monitoreo general de una actividad basada en un proyecto.
Un formato jerarquizado -- en el que las listas de verificación para la conclusión de todas las etapas de una actividad o función en cada localidad proveen información para la lista general de verificación que a su vez vigila el desarrollo general de la actividad en relación con los requerimientos del cronograma de la elección--, constituye una herramienta administrativa muy efectiva. Cuando se cuenta con computadoras, las listas de verificación pueden capturarse e integrarse automáticamente para mejorar la eficacia en la transferencia de datos. La conclusión de las etapas de una tarea en particular en un lugar específico, actualiza automáticamente el progreso de las listas de verificación del cronograma general.
Diseño de las listas de verificación
Al diseñar una lista de verificación, se debe tener muy claro su propósito. Los mejores diseños incluyen espacios e instrucciones para que el personal pueda marcar la conclusión de cada etapa y la conclusión de la actividad en su conjunto. Las listas de verificación para actividades individuales o funciones específicas deben incluir todas las acciones clave, en una secuencia temporal lógica, para el desarrollo y adecuado cumplimiento de cada tarea.
El grado de detalle de cada lista de verificación debe adecuarse a la experiencia y la oportunidad de la revisión. Las listas de verificación para el personal de los sitios de votación deben detallar más el desglose de las actividades que aquellas utilizadas por los administradores electorales experimentados. Sin embargo, es muy importante conservar las listas de verificación lo más cortas y sencillas que sea posible, restringidas a una sola función o actividad por lista, a fin de promover su uso. Las listas de verificación para monitorear la conclusión de actividades no necesariamente requieren incluir todas las etapas, ya que se volverían difíciles de manejar (para mayor información acerca de los asuntos que deberían ser incluidos en las listas de verificación, ver Listas de Verificación.)
Diarios y apuntes personales
Es recomendable que los administradores electorales a nivel distrital y los encargados de la logística electoral lleven un diario a lo largo de todo el periodo electoral. Puede tener la forma de una simple lista de verificación calendarizada (ver Calendarización), que muestre las actividades críticas y las fechas en que debían estar y fueron efectivamente concluidas (ver Diary Of Duties Of Returning Officer - Canada ). ste podrá ser de mucha utilidad más adelante, si se registra formalmente cualquier suceso significativo --particularmente lo que haya generado controversias o tenga implicaciones en la planeación de elecciones futuras-- utilizándolo como una combinación de diario y lista de verificación (ver Returning Officer's Election Journal - Australia 1996 ).
Los apuntes personales también pueden tener un formato lineal, anotando todas las actividades y lo que ocurra cada día y comparándolo con los plazos de la planeación del proyecto (ver Returning Officer's Diary - New Zealand 1996 ). Un diario sin un formato específico puede combinarse mejor con las listas de verificación de las actividades.
