Equipo para la votación
El equipo más importante para la votación son los compartimentos o cuartos secretos y las urnas. El estilo y la manufactura de estos elementos tendrán un impacto importante en su costo (ver Urnas y Sellos y Compartimentos o Mamparas para Votación). Se tendrán que llevar a cabo comparaciones de costos para determinar si es más económico usar equipos de madera, plástico, o metal, o bien utilizar urnas y compartimentos desechables.
Entre más duradero o permanente sea el equipo, mayores serán sus costos de transporte, reparación y almacenaje, pero existe la ventaja de que pueda ser utilizado para elecciones posteriores. El equipo desechable o de un solo uso, puede no proyectar una imagen de suficiente seguridad en algunos contextos, o puede no ser utilizable bajo ciertas condiciones meteorológicas.
Otro equipo para la votación tendrá que incluir sellos o candados para las urnas y algún dispositivo especial de seguridad, como aplicadores de tinta o lámparas especiales, requerido para verificar la identidad o elegibilidad del votante.
Cuando la votación es automatizada, gracias al uso de computadoras u otros tipos de maquinas para la votación, se debe tomar en cuenta que puede ser necesaria la adquisición de sistemas y su mantenimiento, el soporte de sistemas de emergencia, la instalación y prueba de maquinas y la instalación de equipo de comunicaciones.
Equipo de oficina
Puede ser necesario que las mesas electorales y las oficinas temporales requieran equipo de oficina adicional, aunque sería preferible acordar el uso de instalaciones ya equipadas (Este último recurso puede no sólo resultar más económico sino que también reduce los gastos de transporte).
En general, resultará más económico si los requerimientos adicionales de equipo de oficina son rentados en vez de comprados, aunque esto dependerá de las oportunidades para su uso en el futuro y de la comparación del costo de renta durante un periodo determinado, contra el costo de compra. Las necesidades de equipo de oficina de las sedes locales temporales que puedan ser cubiertas en los presupuestos de la logística electoral incluyen:
- Mobiliario, como mesas, sillas, estantes, archiveros
- Instalaciones para fotocopiado
- Máquinas de fax
Para las mesas electorales, también deben ser calculados los costos de requerimientos adicionales de mobiliario (mesas, sillas, gabinetes con candado, barreras para el control del público, e instalaciones), iluminación, generadores de electricidad y retretes portátiles, así como suministro de agua para que las mesas e instalaciones cubran los requisitos necesarios. Deben también ser incluidos los elementos menores de equipo para oficina tales como calculadoras para los administradores de mesa y administradores electorales locales.
Las alternativas de elementos de un solo uso o desechables, tales como mesas y barreras para el control del público de cartón, también deben ser investigadas para determinar su relación costo-efectividad en comparación con la renta de equipo más duradero.
Equipos y programas de cómputo
Los costos que conlleva el desarrollo, uso y mantenimiento de sistemas de cómputo para la logística electoral deben quedar cubiertos. Estos sistemas pueden estar relacionados con sistemas generales de administración, tales como el registro de archivos de contratación de personal y pagos de nómina u organización financiera, o para sistemas relacionados directamente con la votación, como serían los sistemas para la distribución de recursos y su control, la votación automatizada, el procesamiento de nominaciones de candidatos, servicios de información electoral o conteo de votos y cálculo de los resultados.
El que todos esos costos sean calculados y pagados de los fondos para una elección específica, dependerá de las políticas de contabilidad y de otras fuentes de fondos para el desarrollo con que cuente el organismo electoral. El presupuesto para sistemas deberá tomar en cuenta:
- El costo del equipo o hardware (computadoras, monitores, impresoras, otros gastos accesorios y el costo de instalación) y cualquier fuente de suministro de energía.
- Cualquier gasto de red, incluidos los relativos a la instalación en línea o en red y/o la renta de sistemas de transferencia de datos.
- Los costos de desarrollo, pruebas y uso de los programas o software, y cualquier compra de licencias para software desarrollado externamente.
- Los costos de mantenimiento y soporte técnico.
También tendrán ser incluidos los costos de soporte operativo para el personal adicional, al igual que para el transporte, materiales, muebles de oficina o instalaciones requeridas.
Materiales
El cálculo de los costos en cuanto a materiales para la logística electoral debe considerar:
- Papeletas y, cuando sean requeridos, sobres para las papeletas;
- Materiales de referencia y capacitación para el uso del personal y los capacitadores, tales como manuales y libros de trabajo, ayudas de capacitación, (material audiovisual), listas de revisión, copias de la legislación y regulaciones electorales;
- Material de referencia e información para el uso de los candidatos, partidos políticos y otros participantes externos en la elección, tales como las fuerzas de seguridad;
- Formatos para el uso de los electores, candidatos, partidos políticos y para el mantenimiento de archivos o registros oficiales electorales;
- Formas administrativas y etiquetas para el control del reclutamiento, capacitación, distribución de recursos, finanzas y control de activos;
- Copias de listas electorales para el uso de las mesas de votación;
- Carteles informativos y panfletos;
- Objetos de papelería tales como cinta adhesiva, cordón, cuadernos, plumas, lápices, sobres, reglas, y ligas, al igual que otras necesidades definidas dentro del esquema legal electoral, tales como estampillas de autenticidad para las papeletas electorales;
- Letreros para su uso adentro o afuera de las mesas electorales;
-
- Material de empaque, tal como sobres resistentes, bolsas, cajas u otros contenedores para el transporte del material electoral;
Las comparaciones sobre la efectividad de las diferentes alternativas pueden traducirse en ahorros significativos. Algunos ejemplos de estas alternativas son:
- Investigar alternativas para la impresión de las papeletas electorales --el uso de papel y técnicas de impresión seguras puede no ser necesario en todos los contextos, por ejemplo, cuando los oficiales de la mesa de votación pueden autentificar los materiales al momento de entregarlos.
- Si el valor añadido por el uso de procesos costosos y de alta tecnología, tales como la producción de material audiovisual, es suficiente para justificar su uso sobre métodos más sencillos y menos costosos.
- Comparar los costos de producción en diferentes lugares, tomando en cuenta el costo de transporte;
- La producción de materiales de referencia en formatos seccionados de hojas sueltas que puedan ser devueltos y arreglados si fuera necesario para volver a ser utilizados en elecciones posteriores.
- Investigar diferentes métodos de producción para determinar cual es el más económico para los volúmenes de impresión requeridos y minimizar las características más costosas tales como el papel y la impresión a colores-la reproducción de volúmenes menores de formatos pueden ser realizada internamente de manera más económica mediante su fotocopiado.
- Utilizar los contratos gubernamentales de venta en mayoreo para la compra de papelería y otros artículos de uso común.
Renta de instalaciones
Puede ser necesario rentar instalaciones para uso como oficinas administrativas, mesas especiales de votación, centros de conteo de votos. En los sistemas en que las instalaciones estatales, tales como las escuelas públicas, deben utilizarse gratuitamente para efectos electorales, la renta de instalaciones sólo será relevante en los sitios en los que no existan inmuebles adecuados de uso gratuito. Al considerar el costo de la renta, se deben tomar en cuenta los siguientes factores:
- La renta base del edificio.
- Cualquier depósito que se deba pagar.
- Cualquier costo adicional de servicios, tales como electricidad, iluminación, calefacción y limpieza.
Sería preferible rentar instalaciones que cuenten con el mobiliario y servicios necesarios.
Seguridad
El nivel de seguridad requerido variará según el contexto político y debe ser determinado a través de un análisis de riesgos. Cuando la seguridad es suministrada por la policia o por el cuerpo militar, puede proceder de sus propios presupuestos, o puede ser transferido de los fondos del organismo electoral. El cálculo de costos deberá tomar en cuenta cualquier requisito de seguridad durante todo el periodo electoral y no sólo durante la jornada electoral y el escrutinio, y debe reconocer cualquier costo asociado que pueda resultar relevante, tal como el tiempo extra de la policía, el mantenimiento de vehículos de seguridad, gasolina y alojamiento temporal.
