Consideraciones básicas
Se deberán tomar en consideración las siguientes cuestiones para diseñar los planes de contingencia para los materiales de las casillas de votación:
- La cantidad de materiales de reserva con la que es prudente contar;
- El sitio donde se almacenará dicho material de reserva, así como las localidades de almacenamiento disponibles y la capacidad para la transportación del material del almacén a la casilla de votación;
- Los arreglos para la transportación de emergencia -v.g., vehículos y conductores así como la posibilidad del transporte aéreo para áreas remotas- para la entrega de materiales de contingencia.
Problemas potenciales
Los problemas que pudieran presentarse con respecto al suministro de materiales generalmente caen dentro de dos grandes categorías:
Una falla en el proceso de producción que ocasione que los materiales no estén disponibles. Esto puede deberse a una avería en el proceso de producción (como consecuencia de lo cual el material no se produce o es insuficiente cuando se le necesita), o a que el material no pueda utilizarse debido a errores en la producción (v.g., boletas con información incorrecta acerca de los candidatos o partidos). La producción de materiales no utilizables constituye un gran error en el proceso de control de calidad en la producción (ver Control de Calidad de los Materiales).
Fallas en la distribución del material, de tal forma que los materiales no lleguen a la casilla de votación a la que están destinados en el momento indicado. Esto podría ocurrir debido a equivocaciones en los arreglos de embarque o a errores en el suministro de empaque para su distribución.
Cantidad de materiales de reserva
La cantidad apropiada de los materiales de reserva variará de acuerdo con los diversos tipos de materiales y con los distintos contextos. La cantidad de reservas de contingencia deberá decidirse con base en un equilibrio entre el costo-beneficio y la capacidad de afrontar contingencias razonables de falta de material. Las cantidades de reserva adecuadas variarán de acuerdo con el contexto, pero por lo general caerán dentro de un rango del 5 al 10 por ciento del uso esperado.
Sin embargo, existen circunstancias bajo las cuales el nivel de reservas de contingencia se puede aumentar con prudencia, tales como:
- Los casos en que los que haya muy poca confianza con respecto a las cifras potenciales de electores, debido a que no ha habido actualizaciones recientes de los padrones, especialmente cuando existen disposiciones que permiten a los electores registrarse el día de la jornada electoral;
- Los casos en que haya una gran diversidad de instalaciones electorales, o aquellos en los que el votante puede acudir a cualquiera de las casillas de votación, lo cual dificulta las predicciones "micro" sobre la asistencia de votantes;
- Para procesos tales como el envío de boletas por correo, que podría representar un alto índice de desperdicio.
Al igual que con el suministro normal de materiales, los materiales de contingencia podrían ser procesados con mayor eficiencia si se acomodan en paquetes de emergencia separados.
Ubicación del suministro de reserva
Los materiales de reserva sólo serán de utilidad si se les puede entregar rápidamente para reponer los faltantes. Por lo general, centralizar el almacenamiento del material de reserva no facilita esta entrega rápida. Por lo tanto, es de suma importancia que los materiales de contingencia se conserven en centros regionales o subregionales. En general, las oficinas de los administradores de distritos electorales son los centros de almacenamiento de contingencia más adecuados para las casillas electorales, hecho que hay que tomar en cuenta cuando se selecciona la ubicación de las instalaciones. En los distritos electorales que cubren áreas geográficas extensas, será necesario rentar bodegas subregionales seguras durante el periodo de abastecimiento.
Transporte de emergencia para los materiales
Los materiales de contingencia no son de utilidad si no se cuenta con algún método de entrega a las casillas de votación. Particularmente en las áreas remotas, la falta de planeación temprana de los métodos de entrega podría ocasionar gastos adicionales, por ejemplo si hay que recurrir al transporte aéreo para entrega inmediata. En áreas urbanas, los métodos potenciales deben incluir los siguientes:
- Contar con supervisores de casilla itinerantes (ver Otro Personal para la Logística Electoral ) con vehículos adecuados y seguros, para que puedan también prestar servicios de transporte para la reposición de materiales de emergencia;
- Contar con vehículos y choferes disponibles en las oficinas de los jefes de los distritos electorales, para que puedan suministrar el material de emergencia si se requiere durante el periodo de la votación.
En un entorno rural, donde las casillas de votación estén separadas por una distancia considerable, las soluciones prácticas podrían ser más caras. Habrá que considerar la posibilidad de contar con medios de transporte en centros con densidad demográfica significativa en donde se hayan rentado las bodegas donde se almacenan los materiales de emergencia durante el periodo electoral, dependiendo de las distancias a todas las casillas electorales desde la oficina central del distrito electoral.
