Cuestiones básicas
Antes del inicio de la votación, es muy importante que los encargados se aseguren que el sitio y el personal están totalmente listos para empezar a funcionar en la hora prevista y que todo el equipo y servicios están dispuestos en la forma apropiada. Los electores que llegan temprano deben recibir el mismo tipo de atención que los que llegan más tarde. Si hay arreglos pendientes o dificultades con el personal a las primeras horas de la votación, el servicio se verá afectado y sus efectos pueden perdurar toda la jornada comicial.
Uso de listas de verificación
Los asuntos que se deben verificar pueden ser tan numerosos que el suministro de una lista a los administradores, en los que puedan anotar las tareas efectuadas, puede ser esencial para un inicio eficiente de la votación. En Polling Place Management Procedures - Australia se encuentra una muestra de lista de verificación previa a la votación.
Día previo a la jornada electoral
Cuando las condiciones de seguridad y la naturaleza del sitio de votación lo permitan, será preferible instalar el equipo y mobiliario requerido así como verificar la documentación y materiales el día previo a la jornada electoral (ver Distribución y Recepción de los Materiales de Votación). El acceso previo a los sitios de votación podría ser negociado con los propietarios, aunque en ocasiones podría representar costos adicionales. Sin embargo, el beneficio de iniciar de manea eficiente la votación suele compensar cualquier costo adicional.
En algunas circunstancias (por ejemplo, cuando el sitio de votación se ubica al aire libre), pueden no ser posibles los preparativos previos. En estos casos es conveniente que el personal se reporte a laborar con suficiente antelación para asegurarse o para asegurar que el sitio esté totalmente listo para operar en la hora fijada. En todo caso, es recomendable que el sitio sea inspeccionado el día previo para asegurarse de que esté en condiciones apropiadas para permitir su habilitación la mañana siguiente.
(Para información sobre las acciones que pueden tomarse el día previo para garantizar que el sitio de votación esté listo, ver
Preparación del Sitio de Votación y Asegurarse que todo esté Dispuesto.)
Arribo del personal
Es necesario que el personal se reporte a laborar antes del horario de apertura del sitio de votación. El administrador y otros oficiales de jerarquía deben arribar al menos una hora antes, sobre todo si no se hicieron todos los arreglos necesarios el día previo. Aunque se deben tomar en cuenta sus implicaciones presupuestales -no todo el personal tiene que reportarse una hora antes-, es necesario que todos arriben a una hora preestablecida que les permita familiarizarse con los materiales que van a ser utilizados, y su ubicación. El tiempo debe ser suficiente para que el responsable tenga una breve reunión informativa con el personal o pueda percatarse de inasistencias para buscar de inmediato los relevos necesarios.
Revisiones previas al inicio de las operaciones
En términos generales, las revisiones previas al inicio de la votación comprenderán las siguientes categorías:
- Del sitio para asegurarse que todo el equipo y mobiliario necesario se encuentre en su lugar y funcionando, el sitio haya sido instalado correctamente, cuente con la seguridad debida y todos los letreros y carteles sean exhibidos de la manera correcta (ver Revisión del Sitio de Votación);
- Del personal para asegurarse que todos se hayan reportado a tiempo, se solicite cualquier reemplazo necesario y a todos se les hayan asignado sus tareas e impartido todas las indicaciones finales sobre sus deberes (ver Revisión del Personal);
- Del material para asegurase que se cuente con las cantidades necesarias y se haya distribuido de la manera más conveniente para su uso (ver Revisión del Material);
- Revisión de equipo para asegurar que el equipo de la votación y de comunicaciones se encuentra funcionando (ver Revisión del Equipo);
- De tiempo para sincronizar todos los relojes en el sitio de votación y garantizar su apertura puntal.
Cualquier problema que no pueda ser resuelto en el momento debe ser reportado de inmediato por el encargado del sitio de votación a la autoridad electoral correspondiente.
Reporte de que todo está listo
Las oficinas de administración electoral regional y local deben contar con un programa para recibir un reporte de los sitios de votación bajo su jurisdicción en que informen sobre la situación previa al inicio de la votación, para asegurarse que todo está listo para abrir a tiempo.
Horario de apertura
Los sitios de votación deben abrir exactamente en el horario dispuesto por la ley. Cuando algún material o equipo esencial no haya llegado a tiempo para iniciar la votación en el horario previsto (por ejemplo, papeletas, listas o lámparas y líquido para prevenir votos múltiples), es preferible que el sitio permanezca cerrado hasta que se cuente con los recursos necesarios para garantizar la integridad de la votación. Esto dependerá tanto de la naturaleza del material faltante como de cualquier riesgo de seguridad si el sitio permanece cerrado.
Para manejar situaciones en que la votación inicie tardíamente y tenga que extenderse más allá del horario habitual para atender a todos los electores, es preferible contar con alguna previsión en el marco legal. Se debe contar con planes de contingencia para cubrir esas eventualidades (ver Planes de Contingencia).
