Consideraciones básicas
Hay un número de consideraciones básicas y a veces en conflicto para determinar el momento más adecuado para llevar a cabo las sesiones de capacitación para el personal de operaciones electorales. La importancia conferida a cada una de estas consideraciones puede variar en ambientes electorales con diferente grado de madurez y conforme a los recursos disponibles, y puede resulta afectada por:
- El tiempo de anticipación con que se anuncia la elección;
- Los niveles de educación básica y alfabetización del personal reclutado;
- La amplitud de cualquier base existente de personal competente con experiencia en labores de funcionarios de mesas de votación.
Estas consideraciones de tiempo incluyen:
- Retención del conocimiento: ¿Durante cuánto tiempo se puede esperar que los funcionarios de mesas de votación retengan la información que se les brindó durante las sesiones de capacitación? A la par de este factor existen consideraciones sobre el refuerzo del aprendizaje (cuántas veces hay que presentar la información al personal reclutado antes de que lo asimilen a un nivel aceptable).
- Habilidades de asimilación del conocimiento: Especialmente cuando se parte de cero, puede haber límites con respecto a la cantidad de información que pueda ser asimilada con efectividad en una sola sesión de capacitación. Esto afectará la duración efectiva de las sesiones de capacitación y por lo tanto, la posible necesidad de llevar a cabo sesiones múltiples en el momento más adecuado.
- Evaluación de la transferencia de conocimientos: Debe transcurrir suficiente tiempo entre la capacitación y la activación del personal para permitir que se haga una evaluación de su conocimiento (ver Evaluación del Conocimiento) y la instrumentación de capacitación de capacitación de recuperación o reemplazo de todos aquellos que no pueden alcanzar niveles aceptables de conocimientos y habilidades.
- El calendario electoral: Necesita haber conciencia del momento más oportuno en el calendario electoral y las obligaciones de las diferentes categorías del personal con relación a éstos. La capacitación será más eficaz si se imparte en sincronía con el calendario electoral y se dividen en diferentes sesiones para evitar la sobrecarga de información, especialmente en los casos donde se capacita al mismo personal con diferentes funciones. De esta manera, la capacitación en algunas actividades - por ejemplo, el voto temprano, o al asistir con empaque y envío de materiales electorales-se maneja mejor que aquella para la jornada electoral y el escrutinio de papeletas.
- La cantidad de personas que van a recibir la capacitación:¿Qué periodo se requiere para que todo el personal reciba capacitación efectiva, dados los recursos de que dispone el capacitador?
- La estructura de la capacitación:Por ejemplo, la capacitación bajo el modelo de cascada tendrá que iniciarse con más anticipación que los casos donde se capacita a todo el personal electoral simultáneamente.
- Costeabilidad y costo-efectividad: Cada sesión de capacitación implicará costos relacionados con el área, el equipo, el transporte del personal y los materiales. Donde las sesiones de capacitación pueden programarse de forma que coincidan con otras actividades, puede haber ganancias en costo-efectividad. Por ejemplo, se pueden aprovechar las oportunidades para brindar capacitación en los casos donde los funcionarios electorales participan en el empaque de material electoral en las mesas de votación.
Lineamientos para seleccionar los momentos más oportunos para impartir la capacitación
Al considerar el momento más oportuno para impartir capacitación, es más útil trabajar de atrás para adelante a partir de la jornada electoral, el punto al cual la mayoría del personal estará trabajando activamente. Una meta adecuada es que los funcionarios de mesas de votación y de conteo de papeletas esté capacitado, ya sea que se impartan sesiones únicas o múltiples, alrededor de siete días antes de la jornada electoral.
Si se deja la capacitación para un momento posterior a la semana antes de la jornada electoral habrá problemas para evaluar la efectividad de la capacitación y para proporcionar capacitación de recuperación o para contratar personal emergente si llegara a ser necesario. También pueden presentarse problemas de administración de la capacitación dado que hay que realizar otras labores en la semana previa a la jornada electoral. Sin embargo, si la capacitación termina con mucha anticipación, los niveles de retención de los conocimientos se pueden deteriorar.
A partir de esta "fecha límite" de siete días antes de la jornada electoral, se pueden determinar otros momentos oportunos para la capacitación. Especialmente en los casos donde se usan los modelos de cascada (ver Metodología para la Capacitación), sería prudente permitir que transcurran siete días entre el momento en que los capacitadores reciben la capacitación y el momento en que la imparten, ya sea que se trate de capacitadores regionales para administradores de mesas de votación o administradores de mesas de votación para su personal. Este periodo permitirá a los capacitadores recién capacitados familiarizarse con los materiales que deben presentar y con los métodos de presentación requeridos.
La duración y cantidad de sesiones de capacitación requeridas para los funcionarios puede depender tanto de expectativas culturales como de la complejidad de las habilidades a asimilar. Sin embargo, las presentaciones en sesiones intensivas de más de cinco o seis horas en un día tendrá un efecto negativo en la atención del personal que recibe la capacitación y en la energía de los capacitadores
Personal para las instalaciones electorales
Donde se deben llevar a cabo diferentes sesiones dirigidas al personal reclutado para instalaciones electorales especiales, y para asistencia general en las labores de operaciones electorales, estas deben programarse de forma que coincidan con el inicio de sus labores. Puesto que hay una cantidad considerablemente menor de personal involucrado, el momento para la capacitación adecuado puede ser menos complejo. Para el personal de asistencia general, la capacitación puede ser más costeable si se combina una sesión inicial al inicio de sus labores con sesiones continuas sobre la marcha conforme se hace necesario aprender nuevas tareas de acuerdo con el calendario electoral. Para el personal de instalaciones electorales especiales, la capacitación formal, como aquella para los funcionarios generales de mesas de votación, debe programarse de tal forma que se le termine de impartir alrededor de siete días antes del inicio de sus labores.
Administradores de distritos electorales
En los casos donde la administración electoral a nivel local está en manos de personal temporal -en las funciones de oficiales que retoman un cargo, de comisiones electorales locales o de administradores regionales-es más eficiente mantener un registro continuo de personal potencial e impartir capacitación continua como recordatorio. Si se recluta a este personal solamente al principio de un proceso electoral, se le debe impartir capacitación de inmediato.
Uso de sesiones de información general
Las sesiones formales de capacitación pueden enriquecerse mediante sesiones de recordatorio menos formales en la última semana antes de la jornada electoral, dependiendo de los recursos disponibles. Por ejemplo, si las mesas de votación se montan el día previo a la jornada electoral, la participación del personal de las mesas en esta actividad reforzará sus funciones y contribuirá a forjar relaciones de equipo.
Es muy importante que los horarios de labores para los funcionarios de las mesas de votación el día de la jornada electoral debe estructurarse de tal forma que permita que el administrador de la mesa electoral imparta una sesión de recordatorio para todo el personal, antes de abrir la mesa. Esto es vital para proporcionar refuerzo de los procedimientos en un ambiente real, y también el único medio eficaz de transmitir al personal cualquier cambio en los procedimientos o el entorno electoral que puedan haberse dado desde que recibieron la capacitación. También es recomendable que se dé una sesión de refuerzo antes de comenzar el conteo de las papeletas.
Los organismos de administración electoral deben permanecer en contacto constante con su mesa electoral y con los admnistradores de conteo con respecto a cualquier cambio en los procedimientos o en el entorno entre su sesión (es) de capacitación y la jornada electoral.
Capacitación continua
Donde existen organismos de administración electoral permanentes, resulta costeable permanecer en contacto con el personal de operaciones electorales, especialmente con los funcionarios electorales ejecutivos tales como los administradores de las mesas de votación. Esto no sólo contribuye a reclutar para futuras elecciones, sino que también proporciona un ambiente de capacitación continua.
No es necesario que la capacitación continua se imparta en sesiones formales. Mediante el uso de medios sencillos tales como el envío constante de boletines de bajo costo, el envío de invitaciones para visitar las oficinas de administración electoral o para participar en eventos, o incluso el hecho de mantener contacto social, los administradores electorales pueden promover las actividades de consolidación de equipos, proporcionar información sobre los cambios en los marcos electorales, los sistemas y los procedimientos y reforzar el conocimiento ya obtenido. Esto proporcionará una base sostenida de conocimiento que puede ampliarse mediante capacitación formal intensiva previa a las elecciones, en lugar de iniciar de cero la fase de capacitación intensiva.
El uso de estrategias continuas de capacitación puede proporcionar ventajas significativas cuando se aplica a más funcionarios ejecutivos en entornos donde se usan las estructuras de capacitación de cascada. Aun cuando habrá deserciones entre elecciones, se mantiene la efectividad con respecto al costo.
